Når du skal oprette et firma i din CRM database bør du sikre dig at firmaet ikke allerede er oprettet.

ChannelCRM systemet forsøger selv at holde styr på at der ikke oprettes dubletter, men indledningsvis er det altid en god ide at bruge søgefunktionen til at se om firmaet skulle være registreret i forvejen.

Et nyt firma kan oprettes fra hovedmenuen: Filer| Ny | Firma. Eller direkte fra et firmabillede ved tryk på knappen Ny.

Du skal indtaste firmanavn og telefonnummer. Systemet vil vise en liste over de firmaer som ”ligner” det firma du er ved at oprette. Nedenfor oprettes et datterselskab af Escargo A/S, der er tæt navnesammenfald og systemet advarer herom.

Når du trykker OK oprettes firmaet og du bliver vist firma billedet. Nu skal de øvrige oplysninger indtastes. Systemet stiller ikke krav om indtastning af værdier – du og din virksomhed bør selv stille krav om rettidig omhu med registreringerne.

Du bør sikre dig at de væsentlige oplysninger er opdateret korrekt.

Tænk på at når du leder efter firmaer er det praktisk at kunne søge på fx postnumre, relation(er det en kunde eller et emne). Jo mere information du har om virksomhederne i din database, desto mere værdifuld bliver databasen for dig.

Hvis der er opstået dubletter iblandt dine firmaer kan du rense disse. Se under hvordan du renser for dubletter.

Med tiden vil informationerne om virksomheder og kontakter sikkert ikke kunne følge med den virkelige verden, med mindre du opdaterer dem. Måske bliver du også træt af at oprette oplysningerne manuelt.

ChannelCRM kan automatisk importere og datavaske firma og kontaktinformationer fra og med NN Markedsdata.

Se under Import af Data for en forklaring af, hvordan firmaer kan oprettes automatisk.